Informativa ai sensi della normativa sulla protezione dei dati personali - Whistleblowing

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di

seguito GDPR) e del d.lgs. 24/2023 UMBRA SERVIZI SRL UNIPERSONALE (di seguito Titolare) fornisce, qui di seguito, l’informativa sui trattamenti dei dati personali effettuati in relazione alla gestione delle Segnalazioni di illeciti e irregolarità da parte di dipendenti e collaboratori di imprese fornitrici della stessa.

1. Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati Personali (D.P.O.)

Il Titolare del trattamento è UMBRA SERVIZI SRL UNIPERSONALE con sede legale in Gualdo Cattaneo (PG) Via S. Costanzo 1- 06035 P. IVA 02043590542, in persona del legale rappresentante p.t., i cui dati di contatto sono privacy@umbraservizi.it oppure umbraservizi@pec.it.

2) Categorie di dati personali

a) Dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime) nonché di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e Facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail).

b) Categorie particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione.

3) Finalità del trattamento e relativa base giuridica

I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

a) gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;

b) adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;

c) difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

La base giuridica del trattamento è costituita:

- per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del

trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte telefonicamente

o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR);

- per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).

- per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR)

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

La Segnalazione Whistleblowing potrebbe essere altresì utilizzata per l’instaurazione di azioni disciplinari o sanzionatorie nell’ipotesi in cui vengano posti in essere comportamenti pretestuosi, ritorsivi o discriminatori a danno del soggetto oggetto di segnalazione o del segnalante. Tale trattamento viene svolto sulla base delle disposizioni normative applicabili (D.lgs. 24/2023).

4) Anonimato della segnalazione

Con riferimento ad una segnalazione, il conferimento dei dati personali del Segnalante e del Segnalato è assolutamente facoltativo ma, in caso di mancato conferimento dei dati personali, la Segnalazione Whistleblowing verrà presa in considerazione e analizzata solo se sufficientemente circostanziata e dettagliata. Ciò significa, concretamente, che verranno accettate e analizzate anche Segnalazioni “anonime” ovvero prive di indicazione dei dati identificativi del segnalante. Ciò in particolare sarà garantito nell’ipotesi di segnalazioni riguardanti la normativa antiriciclaggio. Mentre, con riferimento all’identità del soggetto segnalato, il conferimento dei dati personali è analogamente facoltativo ma, in difetto, si procederà a prendere in carico la Segnalazione predetta solo in presenza di altri elementi o informazioni che consentano di identificare chi ha commesso il fatto e di proseguire nelle verifiche del caso. Qualora il Segnalante abbia espressamente deciso di rivelare l’identità nell’invio della Segnalazione Whistleblowing, i relativi dati personali verranno trattati solo da personale autorizzato ad effettuare tali attività e che si è impegnato alla riservatezza. È fatta salva la condivisione del contenuto della Segnalazione con i soggetti prescritti dalla legge.

5) Conservazione dei dati personali

I dati raccolti sono conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati (“principio di limitazione della conservazione”, art.5, GDPR) e/o per il tempo necessario per adempiere agli obblighi di legge.

Oltre tale termine i dati potranno essere conservati ai fini della difesa della UMBRA SERVIZI SRL UNIPERSONALE in sede giudiziaria e per finalità di archiviazione, con accesso limitato, in ogni caso per un tempo non superiore a 5 anni. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

6) Modalità e logica del trattamento

I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e

telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante,

delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e

della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

7) Categorie di soggetti terzi ai quali i dati potrebbero essere comunicati

I dati personali e, più in generale, tutti i dati personali comunicati con la Segnalazione Whistleblowing, unitamente alla documentazione a supporto della medesima, potrebbero essere  condivisi, nella misura strettamente necessaria, con i seguenti soggetti obbligati alla riservatezza, secondo quanto indicato nell’incarico fornito da UMBRA SERVIZI SRL UNIPERSONALE ai soggetti cui affida talune attività (o parte di esse) per le finalità di cui al punto 3); tali soggetti opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

a. Consulenti (Organizzazione, Contenzioso, Studi Legali, ecc.)

b. Società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale,

c. Società di Revisione/auditing

d. Agenzie investigative

e. Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.

I dati personali saranno comunicati ex lege al Responsabile della prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT) dell’Amministrazione.

I dati personali sono inoltre trattati in modalità informatica dal Responsabile del trattamento, società esterna fornitrice della piattaforma tecnologica in uso. La società è vincolata alla riservatezza. I dati personali non saranno in alcun modo oggetto di comunicazione e diffusione fuori dai casi sopraindicati, né di trasferimento in un Paese terzo extra europeo, né di processi decisionali automatizzati compresa la profilazione.

8) Diritti degli interessati

Gli Interessati i quali ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento generale sulla protezione dei dati, hanno il diritto di proporre reclamo, come previsto dall'art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento). Gli interessati, inoltre, hanno il diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento, l'accesso ai propri dati personali, la rettifica o di opporsi al loro trattamento e hanno il diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'art. 18 del Regolamento. Le richieste vanno rivolte per iscritto al Titolare del trattamento o al Responsabile della protezione dei dati personali all’indirizzo email privacy@umbraservizi.it

In ogni caso gli interessati hanno sempre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, ai sensi dell'art. 77 del Regolamento, qualora ritengano che il trattamento dei propri dati sia contrario alla normativa in vigore.

Il soggetto segnalato, presunto autore dell’illecito, con riferimento ai propri dati personali trattati dall’Amministrazione, non può esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento (UE) n. 2016/679. In tal caso, al soggetto interessato (segnalato) è preclusa la possibilità di rivolgersi al titolare del trattamento e, in assenza di risposta da parte di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante della Privacy (ai sensi dell’art. 77 del Regolamento (UE) n. 2016/679). Resta ferma la possibilità per il soggetto segnalato, presunto autore dell’illecito, di richiedere al Garante accertamenti sulla conformità del trattamento dei propri dati da parte dell’Amministrazione, così come previsto dall’art. 160 d.lgs. n. 196/2003 s.m.i..